II. Организация работы с кадрами

1. Порядок формирования структуры и штатов аппарата  администрации поселения определяется Уставом Ефремово-Степановского сельского поселения    и Областными Законами «О муниципальной службе в Ростовской области», «О реестре муниципальных должностей, должностей муниципальной службы в Ростовской области».

2. Штатное расписание аппарата   администрации поселения  утверждаются распоряжением главы администрации поселения.

3. Порядок заключения и расторжения трудового договора с муниципальными служащими и иными работниками  администрации  поселения регулируется соответствующими статьями Трудового Кодекса РФ, и Областного Закона «О муниципальной службе в Ростовской области».

4.  Срочный трудовой договор, на один год, заключается с работниками, достигшими предельного возраста, установленного для  замещения муниципальной должности  муниципальной службы области, но не старше 65 лет, в случае принятия в соответствии со ст. 32 Областного Закона «О муниципальной службе в Ростовской области» решения о продлении им срока нахождения на муниципальной службе.
С остальными муниципальными  служащими трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
С работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющим техническое обеспечение деятельности аппарата администрации, трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
Формирование аппарата администрации проводится на основе индивидуального подбора кадров.

6. На всех принятых работников оформляется личное дело. Ведение личных дел в администрации поселения осуществляется ведущим специалистом по правовой и кадровой работе в соответствии с требованиями Областного закона «О муниципальной службе в Ростовской области».

7.  Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих аппарата администрации,  решения вопросов выдвижения работников на вышестоящие должности и присвоения им квалификационных разрядов проводится аттестация муниципальных служащих. Порядок проведения аттестации устанавливается федеральными и областными законами, а также Положением об аттестации муниципальных служащих.

8. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников аппарата администрации определяются Областным Законом «О муниципальной службе в Ростовской области».

III. Планирование работы

1. Деятельность администрации района осуществляется в соответствии с утвержденными главой администрации планами работы на месяц.

2.  Планы мероприятий ежемесячно до 25 числа разрабатываются на следующий месяц заместителем главы администрации,  с целью организованного обеспечения своевременного и полного исполнения наиболее важных программ социально-экономического развития, реформ и т.д.
В материалах указываются проводимые мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары и т.д.) рассматриваемые на них вопросы, дата, место и время проведения, количество участников и категории приглашенных.

3. Заместитель главы администрации поселения передает  Администрации района информацию об основных мероприятиях (организационно-массовые мероприятия местного  значения), месте и времени их проведения и ответственных за подготовку и исполнение.

IV. Подготовка, оформление и издание постановлений и распоряжений главы администрации поселения

1. Глава администрации поселения  по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения, которые подлежат обязательному документальному оформлению.
Оформление документов тем или другим актом определяется ведущим специалистом по правовой и кадровой работе.
Постановление и распоряжения подписываются главой администрации поселения, а в его отсутствие – лицом, его замещающим.

2. Постановления главы администрации поселения  издаются по вопросам:
- определения основных направлений деятельности  администрации поселения ;
- утверждение  штатного расписания аппарата  администрации поселения ;
- утверждение мероприятий основных направлений отраслевой деятельности;
- социально-экономического развития поселения  и социальной защиты населения;
- по другим видам, требующим разрешения наиболее важных и принципиальных задач.

3. Распоряжения главы администрации поселения издаются в целях разрешения оперативных вопросов, а также во исполнение ранее принятых постановлений. Как правило, они имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга должностных лиц и граждан.
Указанные выше правовые акты оформляются на бланках установленных образцов. (Приложение № 1; 2)
Изменения и дополнения в перечисленные акты вносятся соответствующими актами.

4. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:
Соответствовать федеральному и областному законодательству;
Быть тщательно отредактированными, иметь    краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформированными и обоснованными целями и задачами.
Содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного.
Содержать указания конкретным исполнителям,  выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на  должностных лиц.
Если подготовленный правовой акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Если принимаемые   постановление или распоряжение исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.
Если проект постановления, распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Конституции Российской Федерации, Законов, Указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также областных законов и постановлений Законодательного Собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
Акты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка «согласно приложению» или «прилагается».

5. Порядок подготовки правовых документов.
Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании:
- письменных или устных поручений главы  администрации поселения. Письменное поручение оформляется путем резолюции главы администрации на письме с просьбой о подготовке соответствующего нормативного акта или резолюцией на других документах;
- поручений, определенных ранее принятыми нормативными актами;
- решений Собрания депутатов.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи  на подпись устанавливается до 30 календарных дней, а срочных до 5 рабочих дней. В необходимых случаях глава администрации поселения может установить и другой конкретный срок.

V. Порядок работы с постановлениями и распоряжениями администрации поселения

1. Нормативные документы вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе.
Нормативные правовые акты главы администрации поселения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию.

2. Регистрация производится по каждому виду документов отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

3. Правовые  документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

4. Подлинники подписанных документов хранятся в течение 2 лет, а затем сдаются в архив на постоянное хранение.

VII. Подготовка, оформление и отправка служебных документов

1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата руководствуются следующими основными требованиями:

1.1.  Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т.д.) печатаются на бланках установленного образца (приложение № 3), регистрируются после подписания в приемной главы администрации поселения.  Датой документа является дата его подписания или утверждения.

1.2. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

1.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

1.4. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

1.5. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с  номенклатурой дел в приемной главы администрации поселения.

1.6. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Подготовка проектов писем в федеральные и областные органы возлагается на заместителей главы администрации поселения. Они обязаны следить за прохождением писем и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
Все письма печатаются в 2-х экземплярах, 1-й экземпляр – на бланке. При этом 1-й экземпляр направляется адресату через приемную главы администрации поселения , 2-й экземпляр хранится в приемной.
Документы, подготовленные и используемые в  аппарате администрации, относятся к категории внутренних документов, оформляются на чистых листах.

VIII. Организация работы со служебными документами

1. Ведение делопроизводства в администрации поселения  осуществляется  лицом, назначенным ответственным за ведение делопроизводства.
На работника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации возлагается выполнение следующих основных  обязанностей:
- прием, учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных, а также правильности их регистрации;
- передача документов на рассмотрение работникам  после получения соответствующих указаний исполнителю;
- учет и регистрация исходящих   документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку адресатам;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка  сводок  об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников, контроль за их возвратом;
- печатание  служебных писем и  других документов;
- контроль за своевременным списанием «В дело» исполнительных документов;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение  использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- ознакомление сотрудников аппарата с копиями федеральных законов, актов (Указов и распоряжений) Президента РФ, актов (постановлений и распоряжений) Правительства РФ, актов палат Федерального Собрания РФ,  нормативных актов Законодательного Собрания,  указов Главы Администрации (Губернатора) области, документами и информационными материалами;
- проведение  инструктажа вновь принятых работников  по вопросам организации работы с документами.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению  (распространению).
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники  аппарата обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому сотруднику по указанию главы администрации поселения.
При увольнении или переходе на другую работу работник  должен сдать все числящиеся за ним  документы инспектору по делопроизводству.
В случае утраты документа об этом немедленно  докладывается главе поселения.

2. Документы, поступившие в администрацию принимаются, учитываются и регистрируются инспектором по делопроизводству. При вскрытии конвертов работником проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

3. Корреспонденция с грифом «лично» не вскрывается,  он передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в приемную для регистрации.

4. На документах, поступивших в администрацию и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

5. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Законодательного Собрания области учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
Служебная  корреспонденция подлежит рассмотрению в течение 14 дней.

6. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другое.

9. Письменные обращения граждан учитываются в приемной главы количественно и передаются для регистрации ведущему специалисту по правовой и кадровой работе.

10. Инспектор  по делопроизводству регистрирует служебные документы в день поступления, а поступившие после 15 час. 30мин. – на следующий день, за исключением срочных .

11. На всех входящих документах на верхнем поле первой страницы документа справа  проставляется  дата регистрации и  входящий номер документа.
На Указах и распоряжениях Президента Российской Федерации,  правительственных документах регистрация осуществляется  на последнем листе документа с обратной стороны в нижнем левом углу.
На документах, не подлежащих регистрации,  указывается только дата поступления.
Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

12. Поручения по рассмотренным документам отражаются в резолюциях. Резолюция может проставляться  непосредственно на документе на любой свободной от текста площади, кроме полей, первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задания (указания) о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

13. Направление документов с резолюцией в два и более адресов обеспечивается инспектором по делопроизводству.
Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

15. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени  несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

16. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента, Правительства, палат Федерального Собрания, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы РФ, в тот же день передается для рассмотрения главе администрации поселения.

17. Законы, указы, постановления, распоряжения федеральных и областных органов после регистрации в приемной передаются  ведущему специалисту по правовой работе. В тот же день документы передаются на рассмотрение главе администрации.
В случае, когда в резолюции не указан срок исполнения указов и распоряжений Президента РФ, федеральных законов, постановлений Совета Федерации и Государственной Думы ФС РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, документы исполняются в течение 10 рабочих дней.
Контроль за исполнением резолюции по законам, указам, постановлениям и распоряжениям федеральных органов осуществляется ведущим специалистом по правовой работе.

20. Ознакомление ответственных работников администрации поселения  с поступившими документами по поручению главы администрации поселения осуществляется в  течение 3 часов с момента получения.
Работник, ознакомившийся со служебным документом, ставит свою подпись и дату.

21. При подготовке распорядительного документа администрацией поселения по документу вышестоящих органов последний находится на исполнении  до подписания постановления  (распоряжения) главой администрации или снятия им данного документа с контроля.
К письмам и телеграммам прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ так же его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в приемную для отправки после 15 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

22. Исполненные документы хранятся в делах приемной в соответствии с утвержденной номенклатурой. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел,  с указанием сроков их хранения.

23. По истечении года, ведущий специалист по правовой и кадровой работе  обеспечивает отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение.
Контроль за проведением этой работы обеспечивает заведующий районным архивом.

24. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации поселения возлагается на инспектора по делопроизводству .

IX. Порядок рассмотрения письменных обращений и организация личного приема граждан

1. Администрация поселения организует прием населения, рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.
В соответствии с действующим законодательством администрация поселения  не вправе самостоятельно  принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, полученные по почте, регистрируются и  в тот же день корреспонденция передается главе администрации поселения  для ознакомления.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема, также подлежат регистрации.
Поступившие в адрес главы администрации письма с пометкой «лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно главе администрации поселения.
В случаях когда такие письма квалифицируются как обращения, они передаются  для регистрации и дальнейшего прохождения.

2. Все письма проверяются на повторность поступления и если обращение является повторным, материалы по первому обращению  приобщаются к нему для дальнейшей работы.
По содержанию каждого обращения глава администрации поселения  определяет исполнителя и  направляет обращение по принадлежности.
Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями передается ведущему специалисту по правовой работе.

3. Поступившие в администрацию района обращения граждан из вышестоящих органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются с пометкой об этом главе администрации поселения, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения. Им же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и  заявителям. В ответах заявителям указывается, каким вышестоящим органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.
Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителям информации  об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращениям граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.
Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

4. На доклад главе администрации поселения , как правило, передаются коллективные обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на работников) и обращения по  вопросам, отнесенным к ведению администрации поселения Уставом Ефремово-Степановского сельского поселения .
Исполнитель готовит ответ заявителю и в вышестоящие органы, при необходимости – информацию главе администрации поселения  с четким докладом по существу затронутых вопросов или, если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока исполнения. В случае выявления фактов нарушения конституционных прав  заявителя, исполнитель информирует о принятых мерах и принесении заявителю извинения.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела несет исполнитель, указанный  первым в поручении.

5. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается работникам    администрации поселения.
В необходимых случаях для  рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников администрации, депутатов районного Собрания, представителей управлений, отделов и иных организаций. В этих проверках могут принимать участие сами заявители.

6. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию поселения, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены главой администрации поселения, но не более, чем на один месяц.  В особых случаях (рассмотрение дел в суде) продление срока рассмотрения может быть разрешено на более длительное время, при этом заявителю направляется промежуточный ответ.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок не позднее 7 дней со дня поступления. При необходимости эти сроки могут быть, в порядке исключения, продлены главой администрации поселения, но не более чем на 15 дней.
Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, не содержащие конкретных данных о совершении правонарушений, заявления и жалобы, носящие абстрактный характер, некорректные по тону или бессмысленные, по другим мотивам, предусмотренным действующим законодательством, а также вопросы, не входящие в компетенцию администрации поселения :
- пересмотр служебных решений и деятельности суда и прокуратуры;
- вмешательство в рассмотрение уголовных дел и ведение следственных действий;
- разрешение трудовых, имущественных и иных гражданско-правовых споров.
Если исполнение вопросов, поставленных в предложениях, заявления, жалобах граждан, не относится к ведению администрации поселения, то  они направляются   не позднее чем в 5-тидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме  разъясняется, куда им следует обращаться.
Не уведомляются, как правило, авторы писем, если:
- по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;
- отсутствуют полный адрес и фамилия заявителя.

7. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

8. Личный прием граждан осуществляется главой администрации поселения,   его заместителем по вопросам, отнесенным к их ведению. В случае необходимости на прием приглашаются работники администрации поселения. Время приемов устанавливается согласно графику, который вывешивается в здании администрации поселения  на доступном для обозрения месте.

9. Глава администрации поселения при выезде на места ,  предусматривает время для проведения личного приема граждан в  заранее определенных местах.